Bez e-pošte ne možemo zamisliti ni privatni niti poslovni život. Toliko smo se navikli na nju pa zaboravljamo da ima neka pravila i da ostavlja tragove.
Elektronička pošta uvijek djeluje grublje nego što zapravo jeste ili bismo mi želeli da jeste. Pokušaj da poslovnu komunikaciju omekšamo duhovitošću, dodavanjem'' smajlića'', boja ili velikih podebljanih slova može voditi daljim nesporazumima. Komunikacija e-mailom uopšte nije jednostavna.
Niz je studija, naime, pokazao da samo oko polovine pošiljalaca e-poruka uspeva preneti humor, što često pokušavamo, ili sarkazam. Što je još gore, većina nema pojma da su im poruke nerazumljive ili pogrešno shvaćene. Da nešto možda nije u redu posumnjaju tek kad odgovora nema pa nema...
Prenos informacija unutar poslovnog sveta danas je mahom sveden na e-poštu. I kao što poslovna pisma koja se šalju poštom imaju svoje zakonitosti, tako ih ima i pisanje e-pošte. U oba je slučaja reč o službenom dokumentu i u oba slučaju ostaju tragovi. Zašto onda već u drugi e-mail koji s nekim razmenjujemo dodajemo ''smajliće'', ne proveravamo pravopis i gramatiku ili, pišemo u kraticama i jezikom struke?
O tome koliki je procenat naše komunikacije neverbalan još se raspravlja pa se brojke kreću od 65 do čak 93 posto. Na žalost, koliko smo god vešti u pismenoj komunikaciji, ne možemo popuniti ni 10 posto nedostataka koje ona objektivno ima.
Zato je prvo i osnovno pravilo jednom do dva puta pročitati e-poruku koju smo sastavili, ako je moguće i na glas, da bismo utisak o tonu koji prenosi. Imamo li sumnju , zamolimo kolegu da je pročita i sugeriše je li nešto nejasno ili neprimereno. Kad je reč o vrlo važnim porukama, dobro je pre slanja skloniti se od računara i pročitati poruku ponovno nakon 10-ak minuta. To posebno vredi ako smo ljutiti.
Osnove e-komunikacije
-Predmet mora jasno naznačiti o čemu je reč, npr. naziv kompanije– ponuda za saradnju.
-Font treba biti neutralan, poput ariela (ili korporativni, ako je propisan). Ne mora se svima dopadati ono što se dopada nama. Veličina slova do 9 tačaka je prihvatljiva, boja nije nužna.
-Jezik e-pošte manje je formalan nego u običnim pismima, ali uljudan ton ne treba prelaziti u ležeran.
Jezik struke normalan je način komunikacije među stručnjacima, ali ako e-poruka mora proći neke filtere možemo računati da će svi znati o čemu govorimo. Razuman pristup bit će dovoljan.
-Nakon jasnog uvoda, najbolje bi bilo ograničiti se na jednu temu, a objašnjenje, ponudu ili popratne dokumente poslati u dodatku. U slučaju više tema, redni brojevi su dobra opcija. Velika podebljana slova nisu! Ona u virtualnom svetu znače vikanje.
-Nepismeni su mailovi uvredljivi. Kad nismo sigurni kako se neka reč piše, proverimo. Uz opciju „provera pravopisa", kolege, rečnike, nema opravdanja za srdaćne pozdrve.
-Poruka mora izgledati uredno i uređeno. Nakon što je ponovo pročitamo, obratimo pažnju na razmake između pasusa.
-Ne zaboravimo, nakon pozdrava i iskazivanja želje za daljom saradnjom, dodati kontakte u obliku e-posetnice. I, naravno, e-poruke trebamo redovno da čitatamo i odgovarati na njih, ma koliko to nekad bilo iscrpljujuće...
